Šta su šabloni, zbog čega su korisni i kako nas mogu učiniti produktivnijim

Šta mislite, koliko puta tokom dana uradite nešto na poslu ili u privatnom životu što ste već prethodnoi radili? Koliko puta kreirate neki izveštaj koji ste već pravili prethodni mesece ili spisak stvari koje ćete nositi na put na kome ste već bili?

Prethodno spomenute situacije su idealne za kreiranje šablona, koji onda mogu da nam uštede dosta vremena:

• Kreirajte šablon za izveštaj koji pravite svakog meseca i koristite ga svaki put kada ponovo treba da napravite izveštaj
• Napravite spisak stvari za putovanje i onda ga koristite svaki put kada treba da putujete na destinaciju uz naravno određene izmene ukoliko je to potrebno
• Kreirajte šablon za zapisnik sa poslovnog sastanka i onda ga koristite svaki put kada kreirate beleške na sastanku

Šta su šabloni?

Šabloni su specijalna vrsta automatizacije, pre svega namenjena da nam uštedi vreme, ali i da nam pomogne da radimo kvalitetnije kada su u pitanju šabloni za posao. Ukoliko govorimo o šablonima za privatni život, pored uštede vremena mogu da nam pomognu da vreme provedemo kvalitetnije i na način na koji mi to želimo da uradimo.

Kako nam šabloni štede vreme?

Jednom kada ih napravimo, možemo ih koristiti iznova i iznova a da pri tome ne moramo ulagati vreme u njihovo ponovno kreiranje. Ukoliko smo kreirali šablon kako treba, na neki smo “kreirali stazu po kojoj treba da trčimo”, odnosno “trasirali smo put kojim treba da idemo”. Na ovokav način ćemo sebe lišiti nepotrebnih pitanja kao što su: 

• Odakle da počnem?
• Da li sam možda nešto zaboravio?

Kako mogu da nam pomognu da radimo kvalitetnije?

Tokom procesa kreiranja šablona možemo da otkrijemo najbolji način da nešto radimo i šablon onda može da nas vodi da to zaista i uradim na taj najbolji način a ne na neki drugi. Dakle, šablon može da sadrži korake koji nas vode i govore nam kako nešto treba da uradimo. Neka od pitanja na koja šablon u svakom trenutku treba da nam da odgovor su:

• Šta je sledeće što treba da napišem?
• Kako dokument trea da izgleda a da znam da sam radio dobar posao?

Kako šabloni mogu da nam pomognu da provedemo vreme kvalitetnije?

Ukoliko smo na primer iskusili koji je način najbolji da obiđemo jedan grad u jednom danu i od toga smo kreirali šablon, takav šablon možemo primeniti za vreme boravka u bilo kome gradu i imati sjajno iskustvo. Šablon nam može pomoći da dokumentujemo najbolji način da uradimo nešto, i onda samo treba da sledeći put radimo po tom šablonu.

Kako da napravimo šablon?

#1. Uvedemo novi način razmišljanja kada je u pitanju rad sa šablonima

Svaki put kada radimo na nekom projektu na poslu i kreiramo određena dokumenta, treba da razmislimo i postavimo sebi pitanje: “Da li ću ovaj dokument koristiti ponovo?”. Ukoliko je odgovor potvrdan, takav dokument je kandidat za kreiranje šablona.

Ista stvar je i sa privatnim životom. Svaki put kada kreiramo određenu belešku ili dokument, treba da upitamo sebe da li ćemo taj dokument koristiti kasnije. Potvrdan odgovor opet znači da imamo novi šablon.

#2. Kreiramo dokument kakav smo želeli da inače kreiramo

Sada kada znamo da imamo kandidata za šablon, sledeće što treba da uradimo jeste da kreiramo dokument na najbolji mogući način. Dakle, za trenutak ćemo zaboraviti da od dokumenta želimo da napravimo šablon i jednostavno ćemo kreirati dokument. 

#3. Pretvorimo gotovi dokument u šablon

Kada smo kreirali dokument, sledeće što radimo jeste da napravimo šablon. Ovo radimo tako što uočimo delove dokumenta koje nećemo menjati i njih ostavljamo, a ostale delove ili uklanjamo ili kreiramo tekst kojim opisujemo šta treba navesti.

Način na koji ja volim da radim ovo jeste da odštampam dokument, uzmem signirni flomaster, obično žute boje, i podvučem sve što mislim da se neće menjati, odnosno što ostaje u šablonu. Ovakav postupak mi dodatno omogućava da bolje uočim eventualne greške u dokumentu i ispravim stvari ukoliko je to potrebno.

#4. Sačuvamo šablon tako da možemo da ga pronađemo svaki put kada nam je potreban

Nakon što smo kreirali šablon treba da mu damo odgovarajući naziv i da ga sačuvamo na nekom mestu gde nam je lako dostupan i gde možemo da ga brzo pronađemo kada nam je to neophodno. Ukoliko je šablon neki Word, Excel ili PowerPoint dokument, onda ga obično sačuvam na mestu gde ću čuvati i konačna dokumenta koja budem kreirao od tog šablona. Na primer, šablon za mesečni izveštaj držim u folderu gde čuvam sve mesečne izveštaje.

Kako da koristimo šablon kada ga napravimo?

Jednom kada smo kreirali šablon i znamo kako da ga lako pronađemo kada nam je potreban, (ovo je ključno, jer ukoliko ne možemo da ga nađemo, nećemo ga koristiti) sve što treba da uradimo jeste da:

• Otvorimo šablon
• Snimimo ga odmah pod novim imenom kako bismo mogli da ga menjamo (ovo je ključno jer će se dogoditi da zaboravimo da promenimo naziv i onda ćemo presnimiti sadržaj šablona)
• Dopunimo ga, odnosno izmenimo
• Ponovo snimimo izmene i sačuvamo konačnu verziju dokumenta

Manje očigledne prilike za kreiranje šablona

Postoji veliki broj očiglednih mesta gde ima smisla praviti šablone: ponude, zapisnici sa sastanka, izveštaji i slično.

Međutim, prave prilike za uštedu vremena, veću produktivnost ali i bolji privatni život se ipak nalaze na manje očiglednim mestima.

U nastavku je nekoliko ideja.

Poslovni život:

• Kreiranje šablona za odgovore na različite tipove zahteva koji nam stižu email-om
• Kreiranje šablona PowerPoint prezentacije
• Kreiranje šablona za komunikaciju telefonom sa potencijalnim klijentom
• Kreiranje šablona za izlaganje na redovnom nedeljnom sastanku

Privatni život:

• Kreiranje šablona za pisanje stranice u dnevniku (kreiranje spiska pitanja koje sebi postavljamo na primer)
• Kreiranje šablona za bolju komunikaciju se decom za vreme ručka (kreiranje spiska pitanja koja možemo sebi postaviti)
• Kreiranje šablona za praćenje ostvarenja cilja koji smo postavili
• Kreiranje šablona za pakovanje na put (ovo smo već spominjali)

==

Redone kreiranje šablona za različite stvari može značajno da nam uštedi vreme. Da bismo ovo bili u prilici da redovno radimo važno je da promenimo način razmišljanja i da svaki put kada radimo nešto, odnosno kreiramo dokument, razmislimo da li je taj dokument kandidat za šablon. Na ovakav način ćemo obezbediti sebi da radimo kvalitetniji posao, ali i da živimo bolji i kvalitetniji privatni život.